Overheden en bedrijven bewegen naar meer afspraken in de koude fase

De overheid moet de komende jaren beter gaan samenwerken met het bedrijfsleven. Dat staat als een paal boven water. Maar hoe doe je dat op een goede manier? Om hier meer grip op te krijgen, brachten de leden van ICA een werkbezoek aan de gemeente Kerkrade waar IMA Projects en TRIBE Security in opdracht van Veiligheidsregio Zuid-Limburg een opvanglocatie voor 200 mensen bouwden.

“Hoe zorgen we er als bedrijfsleven voor dat we de overheid écht helpen om Nederland weerbaar te maken?” Deze vraag stond centraal in de openingsspeech van Jaap Fruit, CEO van Bredenoord. “Dus hoe zorgen we er samen met de overheid voor dat we voorbereid zijn when the shit hits the fan?

Het is duidelijk dat de overheid tijdens een crisis niet op dezelfde manier met het bedrijfsleven kan samenwerken als in gewone tijden. Er is dan geen tijd voor tenders. En als veel overheden tegelijkertijd om dezelfde diensten vragen, zijn de magazijnen in no-time leeg.

“We lopen tijdens een crisis allemaal tegen dezelfde problemen aan”, zegt Jaap. “Daarom zijn we 5 jaar geleden met Infra Capacity Alliance (ICA) gestart. Dit is één plek waar het bedrijfsleven samenkomt, en waar we samen met de overheid werken aan oplossingen.”

Vaccinatielocaties
Een van de aangesloten leden is TRIBE Security. “We zijn van oorsprong een beveiligingsbedrijf”, zegt directeur Toine van de Ven. “We werken met een team van meer dan 350 beveiligers. Op drukke dagen ondersteunen we bijvoorbeeld de NS met de beveiliging op de stations.”

In 2021 kwam TRIBE voor het eerst echt in aanraking met een crisisvraagstuk van de overheid. “We werden gebeld met de vraag of we vaccinatielocaties konden bouwen. We hadden daar geen ervaring mee. Toch hebben we ‘ja’ gezegd en zijn het gewoon gaan doen.”

Hands-on mentaliteit
Die hands-on mentaliteit sprak tot de verbeelding, want een jaar later kreeg het bedrijf opnieuw een telefoontje van de veiligheidsregio. De oorlog in Oekraïne was uitgebroken en de veiligheidsregio had snel opvanglocaties nodig. “Ook daar hadden we nog geen ervaring mee”, vertelt Toine. Toch is hij dat wel gaan doen. In korte tijd heeft zijn bedrijf in opdracht van Veiligheidsregio Zuid-Limburg een opvanglocatie voor 200 mensen in Kerkrade gerealiseerd. “We kregen steeds meer van dit soort aanvragen en daarom zijn we met het bedrijf IMA Projects gestart”, vertelt Toine. “We verzorgen het hele pakket. Dus de planvorming, het contact met de omwonenden, het aanleggen van de infrastructuur, de registratie, etc.”

Echt boos
Toine vertelt dat de omwonenden soms écht boos zijn als er een opvanglocatie in hun omgeving komt. “Het is de kunst om dat om te buigen naar iets positiefs. Dat doen we in de eerste plaats door alles superstrak te regelen. We hebben een duidelijk beleid waarin staat dat de bewoners tussen 22.00 en 6.00 uur binnen moeten zijn. Ook mag er geen alcohol of drugs gebruikt worden op het terrein. Daarnaast zorgen we ervoor dat de opvanglocatie een onderdeel wordt van de omgeving. We kopen bijvoorbeeld 500 kg groente en fruit per week op de markt. Zo zorgen we ervoor dat het geld terugvloeit naar de regio.”

Na de presentatie van Toine is het tijd om zelf een kijkje te nemen op de opvanglocatie voor Oekraïense ontheemden in Kerkrade. In groepjes lopen we over het terrein heen, dat het karakter heeft van een klein dorp. We komen vrijwel geen Oekraïners tegen. Dat komt omdat de meeste bewoners overdag werken. Wethouder John Roland vertelt dat het best een gewaagde stap was om hier een opvanglocatie te bouwen. “De locatie zit naast een coffeeshop met meer dan 1000 klanten per dag. Ook zit het in de omgeving van een kinderopvanglocatie en een bejaardentehuis. Dus in het begin was de tegenstand groot. Maar toen deze opvanglocatie er eenmaal was, bleek dat de omgeving er helemaal geen last van had. Daarom hebben we na een jaar besloten om het contract met 2 jaar te verlengen en om de locatie uit te breiden met 200 opvangplekken extra.”

Samenwerking
Tijdens het werkbezoek spreek ik ook met Carol Magnée, lid van de projectgroep Opvang asielzoekers en Oekraïense vluchtelingen bij Veiligheidsregio Zuid-Limburg. Deze veiligheidsregio verzorgt de opvang van asielzoekers en vluchtelingen in opdracht van de 16 gemeentes.

Carol vertelt dat hij enthousiast is over de samenwerking met het bedrijfsleven. “We krijgen als veiligheidsregio locaties aangewezen door de aangesloten gemeentes. Soms gaat het om vastgoedlocaties en dan werken we het liefste samen met de partijen die daar al in beeld zijn. Maar het komt ook voor dat we een weiland toegewezen krijgen. Het is te veel werk en te complex om dit helemaal zelf in te richten. Daarom besteden we dat het liefste uit aan een externe partij, zoals IMA Projects.”

Niet veel duurder
Het uitbesteden is niet veel duurder dan het zelf inrichten van een opvanglocatie, zo is de ervaring van Carol. “In beide gevallen heb je dezelfde faciliteiten nodig. De kosten worden vooral bepaald door de looptijd. Een opvanglocatie die we voor korte tijd inrichten is vele malen duurder, dan een locatie die een aantal jaren open kan blijven.”

Hij noemt ook een aantal andere zaken die belangrijk zijn bij het opzetten van een opvanglocatie. In de eerste plaats: maak de locatie niet te groot, want een opvanglocatie van 1000 tot 2000 mensen is niet meer te managen. Ten tweede: zorg dat je met betrouwbare partners samenwerkt en niet met cowboys. En tot slot: zorg dat je open communiceert met je leverancier. “Bij het opzetten van een opvanglocatie gaat het om serieuze bedragen. Daarom is het belangrijk dat je met bedrijven samenwerkt waar je goede afspraken mee kunt maken. Als je merkt dat de samenwerking niet goed verloopt, dan moet je ook eerlijk tegen elkaar zijn en afscheid nemen.”

Afspraken vooraf
TRIBE Security en IMA Projects zijn voorbeelden van bedrijven die snel kunnen schakelen tijdens een crisis. Zij hadden vooraf geen afspraken gemaakt met de veiligheidsregio. Toch waren zij in staat om snel tot een goede samenwerking te komen. Toine zegt dat er tijdens een crisis veel mogelijk is, maar dat het ook voor hen beter is om vooraf, in de koude fase, afspraken te maken. “Volgens mij is het heel simpel. Ga als overheid gewoon met een aantal marktpartijen om tafel zitten en vraag wat zij nodig hebben om tijdens een crisis snel te kunnen leveren. Maak daar goede afspraken over. Zo weet je dat je ook in de warme fase op hen kunt rekenen.”

John is dat met hem eens. “Er zijn veel cowboys op de markt. Voor ons is het belangrijk dat we samenwerken met partners die we kunnen vertrouwen. IMA Projects is daar een voorbeeld van.” De wethouder wil graag in de koude fase afspraken maken met het bedrijfsleven. “We zijn als gemeente bezig met het opstellen van een weerbaarheidsprogramma. Dat begint met een goede inventarisatie. Dus we hebben geld vrijgemaakt om te onderzoeken wat we nodig hebben om als gemeente weerbaar te zijn. Je kunt dan denken aan generatoren, noodopvanglocaties, noem maar op. Vervolgens kunnen we met het bedrijfsleven inventariseren wat zij ons kunnen bieden tijdens een crisis.”

Virtuele voorraden
“Dat is precies zoals wij het ook zien”, zegt Jan Pol, initiatiefnemer van ICA. “Bij een crisis is de behoeftestelling enorm. Het is voor de overheid onmogelijk om al die middelen vooraf allemaal in te kopen. Met ICA kunnen wij, als collectief van bedrijven, virtuele voorraden aanleggen. We kunnen met de overheid afspreken dat deze voorraden beschikbaar zijn, als er zich een crisis voordoet. Met een verzekeringspremie kunnen we ervoor zorgen dat we deze virtuele voorraden in stand houden en kunnen omzetten naar fysieke voorraden als de crisis toeslaat.”

Jan zegt dat zo’n samenwerking meer voordelen biedt. “Het betekent ook dat we samen kunnen oefenen zodat we van elkaar kunnen leren. Bovendien zie je een crisis vaak aankomen. Een goede voorbereiding betekent dat we ons gereed kunnen maken in de lauwe fase, zodat we in de warme fase nog sneller inzetbaar zijn.”

Defensie
Tijdens het werkbezoek ontmoet ik meer mensen, zowel van de overheid als van het bedrijfsleven. Een van hen is Ruud Moeskops van het Kenniscentrum Genie van Defensie. “Het bedrijfsleven doet in principe hetzelfde als wij”, zegt hij. “Ook wij passen het terrein en de infra aan. Het verschil is dat wij dat doen onder de omstandigheden van geweld. Onze militaire capaciteit is schaars. Daarom hebben wij de ambitie: ‘zo civiel als mogelijk en zo militair als noodzakelijk’.

De krijgsmacht heeft er bovendien veel belang bij dat Nederland in een militaire crisis blijft functioneren, zodat wij ons volledig kunnen concentreren op onze oorlogstaak. Dit vraagt om goede contacten (vertrouwen) en contracten (regeling). Nu vindt dit nog veelal op ad-hoc basis plaats. Partijen zoals ICA kunnen daar meer structuur in aanbrengen. Vertrouwen is daarbij essentieel, ‘zien is geloven’. Vandaar dat ik graag zou zien dat er structureel samen wordt geoefend in de koude fase om vertrouwen in elkaar te hebben voor een warme fase die hopelijk nooit komt.”

Eerst oefenen
Martin Keuzenkamp, CEO bij Coin Business Continuity, zou het graag willen omdraaien. “Je kunt ook beginnen met een goede oefening. Dat levert inzichten op, waardoor je beter weet wat je tijdens een crisis allemaal nodig hebt.” Coin levert uitwijklocaties voor overheidsorganisaties en bedrijven, zoals banken. Werknemers kunnen op deze locaties werken, als de eigen gebouwen niet meer bruikbaar zijn, bijvoorbeeld door een langdurige stroomuitval of een brand.

“Bij een crisis komen niet alle medewerkers van een organisatie op onze locaties werken”, legt Martin uit. “Het is voor onze klanten vooral belangrijk dat hun kritische bedrijfsprocessen doorgaan. Dus zij brengen vooraf in kaart welke medewerkers en welke afdelingen belangrijk zijn voor hun bedrijfscontinuïteit. Meestal komen ze dan op ongeveer 20% van de bezetting uit. De meeste klanten oefenen één keer per jaar met ons, zodat ze er zeker van zijn dat alles nog up-to-date is.”

Leger des Heils
Na het bezoek aan de opvanglocatie, volgen er nog enkele presentaties. Een van die presentaties wordt gegeven door Harm Slomp, bestuursvoorzitter van het Leger des Heils. Hij vertelt dat hij veel ervaring heeft in het samenwerken met de overheid. Het Leger des Heils wordt namelijk gefinancierd door de gemeentes, zorgkantoren, ministeries en donateurs. De organisatie levert onder andere diensten aan de ministeries van Volksgezondheid, Justitie & Veiligheid, Sociale Zaken en Defensie.

Tijdens de borrel praat ik daar nog even met hem over door. Hij vertelt dat hij het gevoel heeft dat ICA goed op weg is in het opzetten van een structurele samenwerking met de overheid. “Ik heb zelf gemerkt dat het belangrijk is om te investeren in persoonlijke contacten met de ambtelijke top. Ik zie dat ICA dat ook doet. Ambtenaren zijn buitengewoon loyaal. Dus als zij het gedachtengoed omarmen, kan dat je echt verder brengen. Tegelijkertijd zijn persoonlijke contacten ook altijd vluchtig. Dat komt omdat ambtenaren regelmatig van positie verschuiven. Daarom is het ook goed om het gedachtengoed vast te leggen in een document, bijvoorbeeld een nationaal actieplan. Zo ben je ervan verzekerd dat het gedachtengoed ook overgedragen wordt aan de opvolgers.”

Coördinerend minister
Het Leger des Heils heeft zelf veel baat gehad bij een coördinerend minister. “In de jaren ’90 was Gerrit Zalm minister van Financiën. Hij droeg de daklozenopvang een warm hart toe, ook al zat dat niet in zijn portefeuille. Door zijn inzet hebben we in die jaren veel kunnen bereiken. Dus ik denk dat het voor ICA ook goed zou zijn als er één coördinerend minister komt die het ICA-gedachtengoed omarmt. Dat kan alles in een stroomversnelling brengen.”

Harm vindt dat ICA het helemaal niet zo slecht doet, ook al lijken de ontwikkelingen soms langzaam te gaan. “Het opzetten van een samenwerking met de overheid vraagt om een lange adem. Maar als je blijft investeren in de plannen waar je in gelooft, komt het uiteindelijk wel goed.”

Positieve beweging
Jan Pol merkt ook dat er een positieve beweging op gang komt. Hij heeft bijvoorbeeld een goed contact met Chris van Duuren, programmamanager van de Unie van Waterschappen. Zij hebben een Crisis Capaciteiten Catalogus samengesteld waarin staat wát zij nodig hebben bij een crisis. “De volgende stap is om in kaart te brengen hoeveel zij nodig hebben, dit als virtuele voorraad te borgen en om te berekenen hoeveel het kost om dit tijdens een crisis snel te kunnen leveren.”

Ook heeft ICA een goed contact met Jaap Donker, directeur van de veiligheidsregio Utrecht en programmamanager Weerbaarheid namens de Raad van Commandanten en Directeuren Veiligheidsregio (RCDV) en het Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV). Bovendien lopen er gesprekken met ambtenaren bij de ministeries, bijvoorbeeld van Justitie & Veiligheid.

Nationaal account
“Ik denk dat het mooi zou zijn als de veiligheidsregio’s uiteindelijk tot één nationaal account kunnen komen”, zegt Jan. “Dat wil zeggen dat zij de behoeftestelling van alle veiligheidsregio’s bij elkaar optellen. Wij kunnen dan borgen dat wij de mensen en middelen tijdens een crisis gegarandeerd leveren. Daarmee voorkom je dat veiligheidsregio’s tijdens een crisis met elkaar gaan concurreren. Bovendien betekent het dat we dan gezamenlijk op nationaal niveau weten wat er nodig is, zodat wij ervoor kunnen zorgen dat we tijdens een crisis voldoende paraat hebben staan.

Onze oproep aan de veiligheidsregio’s is dan ook om leiderschap te tonen in de Whole of Society gedachte en samen te werken aan ‘Whole of Government’ op de noodstroombehoefte binnen het noodsteunpunten-programma van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Opschalen gaat lastig als elke veiligheidsregio autonoom oplossingen verzint om hun noodsteunpunten in te regelen. Onze oproep is: doe het zo lokaal als mogelijk en zo nationaal als noodzakelijk. Wij zijn verenigd en gereed om aan tafel deze landelijke opgave samen met de veiligheidsregio’s op te pakken.”

Wil je ook een keer een werkbezoek van ICA bijwonen? Het volgende werkbezoek wordt op 20 november georganiseerd door Bed-Stay en het Rode Kruis. Deze bijeenkomst vindt plaats in het logistieke centrum van het Rode Kruis in Duiven en staat helemaal in het teken van het versterken van de maatschappelijke paraatheid en operationele weerbaarheid. Wil je hier meer over weten? Mail dan naar: info@infracapacityalliance.org