Monitor helpt zorginstellingen bij de voorbereiding op crises

Hoe weet je als zorginstelling of je goed voorbereid bent op een crisis? Om hier inzicht in te krijgen, ontwikkelde de GHOR Utrecht samen met (leden van) de IVVU de monitor niet-acute zorg. De monitor wordt inmiddels toegepast, en kan uitgerold worden naar andere GHOR-regio’s.

Het staat als een paal boven water dat zorginstellingen, ook in de niet-acute zorg, zich voor moeten bereiden op crisissituaties. “Er is geld beschikbaar om zorginstellingen daarbij te helpen", zegt Kees Weevers, algemeen secretaris van de IVVU. “En als vereniging doen we van alles op dat vlak. We houden bijvoorbeeld kennisbijeenkomsten en organiseren trainingen voor onze leden. Maar we wilden ook wel eens weten waar onze leden écht behoefte aan hebben. Dus, waar zit de lacune? Wat missen zij nog? En op welke thema's kunnen zij zich nog verbeteren?” Zo ontstond het idee om samen met de GHOR een monitor niet-acute zorg te ontwikkelen.

Alle zorginstellingen
De IVVU is een vereniging voor zorgorganisaties die ouderenzorg bieden in de regio Utrecht. De vereniging heeft de monitor niet-acute zorg opgezet in samenwerking met de GHOR Utrecht. De monitor is dan ook te gebruiken door álle zorginstellingen in deze regio, ook buiten de ouderenzorg.

De monitor niet-acute zorg bestaat uit een vragenlijst die zorginstellingen zelf invullen. De monitor genereert vervolgens een rapport waar precies in staat hoe de zorginstelling scoort op de verschillende crisisbeheersingsthema’s. Ook genereert de monitor een advies. In dit advies krijgen de zorginstellingen documenten en handreikingen aangereikt die hen kunnen helpen om de zwakke punten te verbeteren.

Initiatief
De GHOR, onderdeel van de veiligheidsregio Utrecht, is de initiatiefnemer van dit project. “We wilden graag meer inzicht in de mate waarin zorgorganisaties voorbereid zijn op crises en rampen”, zegt beleidsadviseur GHOR Koen van Dorland. “In de regio Utrecht zijn dat ruim 250 organisaties. Het is een omvangrijke opdracht om hen allemaal goed te adviseren. De monitor is een middel dat ons helpt bij de beeldvorming over de actuele mate van voorbereiding, zonder dat we alle organisaties persoonlijk langs hoeven te gaan.”

De zorginstellingen krijgen na het invullen van de monitor een advies. “We hebben natuurlijk altijd al veel handreikingen en documenten ontwikkeld waar zorginstellingen gebruik van kunnen maken”, zegt Koen. “Maar de diversiteit aan activiteiten die je kunt inzetten om je voor te bereiden op een crisis is groot. Met de monitor niet-acute zorg krijgen wij een beter inzicht in de behoefte en noodzakelijke onderwerpen zodat we zorginstellingen beter kunnen adviseren en ondersteunen.”

Pragmatisch
De GHOR heeft de monitor opgezet in samenwerking met de IVVU-leden. Liesbeth Hendriks, strategisch concern adviseur veiligheid bij de zorginstelling Careyn, is een van de leden die heeft meegedacht. “We hebben samen gekeken wat wel of niet handig is”, vertelt ze. “Wij vonden het vooral belangrijk dat de tool zo praktisch en overzichtelijk mogelijk zou worden.”

De tool is gemaakt door Het Netwerkcentrum. “Ook wij wilden vooral graag dat het een handige tool voor zorginstellingen zou worden”, zegt Frank Rosier, mede-eigenaar van Het Netwerkcentrum. “We wilden niet dat de monitor het wijzende vingertje zou zijn. Dus het is een praktische tool geworden die de zorgorganisaties inzicht geeft. Na het invullen krijgen zij tips en tools waar ze meteen mee aan de slag kunnen.”

Ook Martin Noordegraaf, facilitair manager bij Zorg- en Wooncentrum De Haven, heeft meegedacht. “En ik ben trots op het resultaat”, zegt hij. “Het is ongelofelijk helpend dat je direct na het invullen inzicht krijgt in het niveau van je crisisbeheersing. De monitor is pragmatisch en vervangt dikke rapporten.”

Inzichten
Liesbeth en Martin hebben de monitor inmiddels ingevuld voor hun eigen organisatie. Ze hebben beiden ervaren dat het hen meer inzicht heeft gegeven. Liesbeth: “Ergens weet je natuurlijk wel wat de sterke en zwakke punten van je crisisorganisatie zijn. Maar als je dat in een rapport ziet staan, zet het je toch aan het denken.”

Ook Martin kreeg door de monitor de bevestiging van iets dat hij eigenlijk al wist. “We vinden het binnen onze organisatie belangrijk om de zorgprocessen zo min mogelijk te verstoren”, vertelt hij. “Daardoor oefenen we bepaalde dreigingen eigenlijk niet goed genoeg. Een voorbeeld daarvan is de uitval van nutsvoorzieningen. Door het rapport van de monitor niet-acute zorg zijn we daar concreet over na gaan denken. Durven we het aan om onaangekondigd de elektriciteit uit te schakelen voor één dag? We kunnen dan niet alleen zien of de maatregelen die we getroffen hebben functioneren. We kunnen het ook ervaren. Zo’n oefening vinden wij doodeng, maar ik denk wel dat het goed is om zoiets een keer te doen.”

Andere regio’s
Liesbeth heeft de monitor ingevuld vanuit de invalshoek totaal Careyn. “We zijn vertegenwoordigd in Utrecht en in drie andere regio’s. Voor mij is het handig dat de monitor meteen een overzichtelijk rapport genereert. Daarmee heb ik een document in handen dat ik gemakkelijk met onze directeuren kan delen. Het rapport maakt het niveau van onze crisisbeheersing concreet en geeft een basis voor een goed gesprek over dit onderwerp.”

Liesbeth zou het mooi vinden als ook andere GHOR-regio’s met deze monitor gaan werken. “Het lijkt me goed als de 25 regio’s niet allemaal een eigen tool gaan ontwikkelen.”

Zwakke plekken
De monitor niet-acute zorg is inmiddels door de meerderheid van de IVVU-leden ingevuld. De IVVU weet nu dus hoe haar leden ervoor staan. “Uit de monitor blijkt dat onze leden op alle onderwerpen vrij hoog scoren”, vertelt Kees. “Eigenlijk is dat ook wel logisch, want we zijn als vereniging al meer dan 10 jaar met crisisbeheersing bezig. Het is goed om te zien dat dit zijn vruchten heeft afgeworpen.”

Hij ziet ook enkele zwakke plekken. Hij gaat samen met de leden kijken of de vereniging kan helpen om op die onderwerpen nog een verbeterslag te maken. Daarnaast ziet hij ook mogelijkheden voor het verbeteren van de tool als geheel, maar dat is iets voor de langere termijn.

Ontwikkeling
Kees zegt tot slot dat de monitor ook de ontwikkeling van crisisbeheersing in kaart brengt. “We willen de monitor jaarlijks in laten vullen. Zo kunnen we zien wat de effecten zijn van de activiteiten die de zorginstellingen en de vereniging ontplooien. Het zou mooi zijn als we dan in de resultaten kunnen terugzien dat er een stijgende lijn inzit.”

De landelijke uitrol van de monitor niet-acute zorg is door de GHOR Utrecht overgedragen aan Het Netwerkcentrum. Meer weten? Neem dan contact op met Frank Rosier, rosier@hnwc.nl