Limburgse zorginstellingen oefenen netcentrische informatiedeling

Crisisbesluitvorming staat of valt met effectief informatiemanagement. Daarin is veel verbeterd sinds de introductie van het Landelijk crisismanagementsysteem LCMS. Sinds 2023 is er ook een versie voor de gezondheidszorg, LCMS-GZ. Op 26 november oefenden vertegenwoordigers van Limburgse zorginstellingen onder leiding van Good Work Personnel Development via een interactief simulatiespel in netcentrische informatiedeling, om hun ervaring te onderhouden.

‘Iedereen een stukje, samen de hele puzzel’. Daar kwam de themadag netcentrisch werken in het Limburgse Herten bij Roermond op neer. Aan de hand van een fictief hoogwaterscenario moesten de ruim 70 deelnemers aan de training een gezamenlijk gedeeld beeld zien te krijgen van de evacuatie van een aantal ziekenhuizen en verpleeghuizen in het overstroomde gebied. Van enkele geëvacueerde cliënten was niet bekend waar ze zijn. De opdracht: probeer er aan de hand van beschikbare informatie samen achter te komen wie vermist worden, naar welke opvanglocatie die cliënten zijn gebracht en met welk vervoermiddel. De ingrediënten voor een ochtend stevig puzzelen met stukjes onvolledige informatie, die moeten worden samengebracht tot één totaalplaatje. Precies waar het bij netcentrisch werken om draait.

Interactieve game
LCMS kwam er zelf niet aan te pas tijdens de jaarlijkse training informatiemanagement, georganiseerd door RCO Limburg, onderdeel van het Netwerk Acute Zorg Limburg (NAZL) in samenwerking met GHOR Limburg Noord, GHOR Zuid-Limburg en Good Work. Een echte scenario-oefening was de bijeenkomst evenmin. De training had het karakter van een interactieve simulatie, waarin het draaide om het verzamelen, samenbrengen en ‘veredelen’ van informatie. De ingrediënten: enveloppen met een patiëntenlijst en een lijstje vermisten met hun contactpersonen. Het uitdelen van de enveloppen met werkopdrachten was al een eerste leermoment: door taken te verdelen ging het uitdelen sneller en hadden de deelnemers sneller de informatie in handen om mee aan de slag te gaan. Een simpele demonstratie van het belang van samenwerking.

In vier ‘Breakoutrooms’ mochten de deelnemers in groepen aan de slag, met in elke ruimte een nieuwe opgave: vaststellen wie de vermisten zijn aan de hand van de namenlijst en BSN-nummers, het matchen van uiterlijke kenmerken met de namen van de vermisten aan de hand van socialmediaberichten van bezorgde contactpersonen, het achterhalen van de zorginstelling waar zij waren gehuisvest, de plaats van bestemming na evacuatie én het daarbij gebruikte vervoermiddel. Na twee uur hard werken hadden alle groepen hun gedeelde beeld compleet en waren de vijf vermisten ‘boven water’.

Werkmethode
Samenwerking en het goed analyseren en interpreteren van de informatie bleek de sleutel in het simulatiespel. Een werkmethode die kon rekenen op groot enthousiasme bij de deelnemers. ‘Met zo’n interactief spel houd je de aandacht beter vast dan bij een klassieke workshop met een spreker voor de groep’, was een veelgehoorde reactie op het programma.

“En dat is exact wat we met deze werkvorm willen bereiken”, beaamt Joey Simons van Good Work, die het simulatiespel speciaal voor deze bijeenkomst schreef. “Met een interactief simulatiespel betrek je deelnemers meer bij de inhoud en door de verscherpte aandacht is het leerrendement hoger. We maken deze trainingen voor crisismanagementfunctionarissen in de zorgketen op maat, naar behoefte van de zorginstellingen. Daarbij kijken we goed naar de doelgroep. Leden van een crisisbeleidsteam opereren op een ander niveau en hebben een andere informatiebehoefte dan mensen in de uitvoering. Deze groep bestaat vooral uit ‘doeners’, uitvoerende informatiemanagers die snel aan de slag willen om een probleem op te lossen.”

LCMS-GZ
Bij de veiligheidsregio’s en de Rijkscrisisbeheersingsstructuur werd LCMS als netcentrische informatietool vanaf 2010 ingevoerd. In de loop der jaren sloten ook andere crisisbeheersingspartners aan, zoals Defensie en Rijkswaterstaat. De LCMS-GZ-versie voor de witte keten is landelijk sinds 2023 beschikbaar. In de Limburgse zorgketen is het systeem voor netcentrische crisisbesluitvorming medio 2024 geïmplementeerd. Sindsdien organiseert het RCO Limburg in samenwerking met de Limburgse GHOR-collega’s en Good Work jaarlijks een themadag informatiemanagement, steeds met een ander thema en in een andere werkvorm, om de systematiek van netcentrische informatiedeling tot routine te maken bij zorginstellingen.

“We hebben de afgelopen jaren een enorme stap voorwaarts gemaakt in het informatiemanagement in de witte kolom”, stelt Marcel Sillen, adviseur GHOR bij de Veiligheidsregio Zuid-Limburg. “Tijdens de Covid-pandemie en het hoogwater in 2021 waren we voor informatiedeling met de zorgketen nog afhankelijk van telefonisch contact. Dan moest je in de hectiek de juiste persoon te pakken zien te krijgen. Het overdragen van informatie was tijdrovend en kon leiden tot fouten. Daarom zijn we blij dat LCMS ook beschikbaar is gekomen voor de zorgketen. De GHOR en de grote ziekenhuizen hadden via de veiligheidsregio’s al een aansluiting. Nu is het systeem ook beschikbaar voor partners in de langdurige zorg, zoals verpleeghuizen. Bij een calamiteit of crisis vanaf GRIP 2 kunnen informatiemanagers van alle zorginstellingen in Noord- en Zuid-Limburg inloggen op het systeem. Zij kunnen dan aan de hand van het beschikbare informatiebeeld zelf vaststellen of de calamiteit effecten heeft op hun instelling, zodat ze sneller beslissingen kunnen nemen. Zelf kunnen zij ook informatie met andere zorgpartners delen via LCMS-GZ.”

Netwerken
Maar dat vergt wel periodieke bijscholing, waarvoor dit jaar voor de tweede keer de themabijeenkomst informatiemanagement werd georganiseerd. Behalve het onderhouden van kennis en vaardigheden draait het volgens Ruth Jongen, projectleider Risicomanagement Crisisbeheersing en OTO van het Netwerk Acute Zorg Limburg, tijdens de bijeenkomsten ook om netwerken en kennismaken. “RCO Limburg faciliteert deze kennisbijeenkomsten om de voorbereiding op crisissituaties in de Limburgse zorgketen te verbeteren, maar door de netwerkfunctie leren mensen elkaar en elkaars organisaties ook kennen. Daarvan kunnen we de vruchten plukken in een daadwerkelijke crisissituatie, want dan heb je elkaar nodig. Niemand kan een crisis alleen oplossen; bijvoorbeeld omdat cliënten of patiënten na evacuatie uit hun bedreigde huisvesting tijdelijk door zorginstellingen in de omgeving worden opgenomen.”

Pieter Janssen (Spectrigon) is extern adviseur voor RCO Limburg en is dagvoorzitter bij de jaarlijkse themabijeenkomsten. Hij kijkt tevreden terug op een geslaagde ‘oefening’ en vat samen waar het bij deze oefeningen om gaat: “Samenwerking is cruciaal bij crisisbeheersing, zo bleek bij complexe en langdurige crisissituaties zoals het hoogwater in 2021 en de Covid-pandemie. Om in acute situaties effectief te kunnen handelen en de vereiste beslissingen te nemen op basis van de juiste informatie, is vakbekwaamheid essentieel voor alle rollen in crisisbeheersingsorganisaties. Ook bij informatiemanagers, want dat is echt een vakdiscipline. De opgave is om in ‘vredestijd’ in die kennis en kunde te investeren. Dat willen we als samenwerkende Limburgse zorgpartners bevorderen via deze jaarlijkse sessies.”

Aannames leiden tot fouten
De themadag werd afgesloten met een optreden van de bekende TV-entertainer en illusionist Victor Mids. Een optreden met een wat ander karakter dan zijn bekende televisieshows want voor deze zeldzame gelegenheid en dit speciale publiek onthulde hij het geheim achter een aantal klassieke ‘verdwijntrucs’. Zijn presentatie bevatte ook een paar leerzame lessen voor de informatiemanagers, met betrekking tot de werking van het brein. Een belangrijke waarschuwing van de illusionist: ons brein is in staat om ons danig voor de gek te houden, waardoor we soms op basis van verkeerd geïnterpreteerde informatie verkeerde besluiten nemen.

Het mechanisme daarachter is volgens Victor Mids dat het menselijk brein via de zintuigen de aandacht slechts ten volle op één plaats kan richten, zoals bij het waarnemen van de omgeving. Alles buiten dat focuspunt is ‘vaag’. Maar we nemen het wel waar, omdat het brein op basis van ‘aannames’ over hoe de wereld eruit ziet zelf die onvolledige informatie invult. Het gevolg is dat we daardoor bepaalde objecten of situaties niet waarnemen die er wel zijn. We zijn ‘blind’ voor alles dat buiten de directe focus van onze aandacht valt. Kort samengevat: ‘de aanname is de moeder van alle foutieve beslissingen!’

Informatieblindheid
En dat gevaar is er ook in onze wijze van denken en de manier waarop we met informatie omgaan. Een tweede waarschuwing van Victor: hoe nauwkeuriger je kijkt, hoe minder je ziet. Die les kan worden vertaald naar de methodiek van netcentrische informatiedeling door weg te blijven van aannames en uit te gaan van feiten. Maar een te beperkte en eenzijdige kijk op een situatie kan leiden tot informatieblindheid. Dat onderstreept het belang van het samenbrengen van alle beschikbare stukjes informatie tot één totaalbeeld, de kern van waar het bij netcentrisch werken om draait.