Systeemtest Waterschap Hollandse Delta: zijn we écht klaar voor een watercrisis?

Waterschap Hollandse Delta heeft de afgelopen 2 jaar haar hele crisisorganisatie vernieuwd. Verschillende mensen hebben een nieuwe rol gekregen, of een nieuwe werkwijze. Dit voorjaar was de ultieme beproeving: een grote systeemtest. Hiermee testte zij of de organisatie écht klaar is voor een onverwachtse watercrisis.

Het is een rustige donderdagochtend bij een rioolzuiveringsinstallatie in Voorne-Putten. Plotseling komt er een CoPI-busje van het waterschap aangesneld. De Coördinator Plaats Incident kijkt uit het raam en ziet meteen dat het foute boel is. Hij belt de CalamiteitenCoördinator van zijn organisatie.

“Het staat hier helemaal onder water”, zegt hij. “De rioolwaterzuivering ligt plat en het water stroomt over de dijken. Ik stel voor dat we opschalen naar fase 2, en ik denk dat we ook aan fase 3 moeten denken, want het ziet er hier echt niet goed uit.”

Lessen uit Limburg
Ik ben te gast bij een systeemtest van Waterschap Hollandse Delta. Dit waterschap heeft de afgelopen jaren haar hele crisisorganisatie herzien. “Dat was nodig”, vertelt senior beleidsadviseur Niels Robbemont. “Want we hebben in toenemende mate te maken met te veel, te weinig of verontreinigd water. Verschillende rapporten hebben de afgelopen jaren laten zien dat we meer moesten gaan doen om ons tegen de watercrises van de toekomst te beschermen. Maar we zijn pas echt goed wakker geschud tijdens de watercrisis in 2021 in Zuid-Limburg. Toen hebben we gezien wat extreme regenval te weeg kan brengen en hoe belangrijk het is om hierop voorbereid te zijn.”

Het waterschap heeft de hele crisisorganisatie onder handen genomen. “We hebben voor een programmatische aanpak gekozen langs de vier assen: organisatie, werkwijze, techniek en communicatie”, zegt Niels. “Zo hebben we de nieuwe crisisstructuur gestructureerd, stap voor stap opgebouwd.”

Eenduidigheid
De crisisorganisatie van Waterschap Hollandse Delta is nu op dezelfde manier ingericht als die van de waterschappen in de regio. Niels: “We hebben tijdens de crisis in Limburg gezien hoe belangrijk die eenduidigheid is. We zijn toen met een hele delegatie naar Waterschap Limburg toegegaan om te helpen. Je merkt dan dat je meer voor elkaar kunt betekenen als je allemaal op dezelfde manier werkt.” De nieuwe crisisorganisatie sluit bovendien beter aan op de crisisorganisaties van anderen, bijvoorbeeld van veiligheidsregio’s.

“Ook was er intern veel veranderd waardoor bepaalde crisisrollen niet meer op de juiste plek in de crisisorganisatie zaten”, vertelt adviseur crisisbeheersing Anja Kleijburg. “De vernieuwing van de crisisorganisatie was een goed moment om ook dat soort weeffouten recht te zetten.”

Wasstraat
De herziening betekende dat veel mensen een nieuwe rol kregen, of dat ze op een andere manier met elkaar moesten gaan samenwerken. “Omdat er zoveel veranderd was, hebben we besloten om iedereen door de wasstraat te halen”, vertelt Anja. “Dus iedereen heeft een opleidingstraject gehad, ook de mensen waarvoor er niet zoveel veranderde. Zo wilden we ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde manier ging werken met dezelfde terminologie, en volgens dezelfde werkwijze.”

Het waterschap heeft zich in het hele traject laten ondersteunen door het bureau Scherp in Veiligheid. “Dat hebben we enerzijds gedaan omdat we handen nodig hadden,” zegt Anja. “Het opleiden van de hele crisisorganisatie is een enorme klus. Anderzijds vonden we het ook belangrijk om externe expertise binnen te halen. Roy Johannink heeft bijvoorbeeld meegedacht over ons crisiscommunicatieplan, en hij is betrokken geweest bij de crisiscommunicatietrainingen.”

Niels: “Ook hebben we veel geleerd van Herman van Hijum over veiligheids-, netwerk- en uitvoeringsdiagnoses en -prognoses. Hij heeft inzichtelijk gemaakt wie wanneer aan zet is, en hoe het zit met de bevoegdheden. Bovendien is het prettig om met een bureau te werken dat veel ervaring heeft bij andere crisisorganisaties. Zij weten welke methodes goed werken bij anderen en hoe wij die kunnen toepassen in onze organisatie.”

Systeemtest
Nu vrijwel iedereen het OTO-traject heeft doorlopen, is het tijd voor de ultieme beproeving: een systeemtest voor de hele crisisorganisatie. Dat betekent dat de medewerkers niet weten dat zij vandaag worden opgeroepen voor een grote crisisoefening. “Veiligheidsregio’s houden elk jaar een systeemtest”, vertelt Harmen Krul, oefenleider en adviseur crisisbeheersing bij Scherp in Veiligheid. “Voor een waterschap is dit vrij uniek. Maar ik vind het wel goed dat zij dit doen, want zo ervaar je écht of je organisatie klaar is voor een crisis.”

Anja is dat met hem eens. “Bij een aangekondigde oefening weet iedereen dat er íets gaat gebeuren. Maar een echte crisis komt meestal onverwachts. Zijn mensen dan ook in staat om te handelen en de juiste stappen te zetten?”

Onverwachts
Tijdens de oefening blijkt dat sommige mensen wat moeite hebben met het onverwachtse. Niet iedereen laat zijn reguliere werk meteen vallen om mee te doen aan de oefening. Sommigen reageren met: ‘Ik kan niet, want ik heb een training of ik moet zo meteen in overleg’.

Desondanks slaagt het waterschap erin om vrij snel een Waterschap Operationeel Team (WOT) te activeren. In dit team zitten onder andere een operationeel leider, een informatiemanager, een operationeel ondersteuner en coördinatoren voor de onderwerpen ‘Maatregelen’, ‘Communicatie’ en ‘Scenario’s’. Deze coördinatoren kunnen een actieteam activeren met inhoudelijke experts uit de organisatie.

Actieteam
Het WOT brengt de situatie in grote lijnen in kaart. Vervolgens stellen de coördinatoren een actieteam samen dat zich bijvoorbeeld richt op het uitwerken van de scenario’s. Een van de maatregelen die het WOT neemt, is de toevoer naar het kanaal afsluiten. Zo daalt het waterpeil en stopt de overstroming. Maar het water wordt dan tegengehouden door een sluisdeur die achterstallig onderhoud heeft. Houdt die sluisdeur het wel? En hoeveel tijd is er nog om het gebied te evacueren, als de sluisdeur het begeeft?

De inhoudelijk experts maken allerlei berekeningen, en geven de resultaten door aan het WOT. Het WOT neemt maatregelen en zorgt in het Waterschap Beleidsteam (WBT) voor de afstemming met de loco-dijkgraaf. Gelukkig lijkt alles mee te vallen. Dus de loco-dijkgraaf belt de burgemeester van het bedreigde gebied met het advies om niet te evacueren. Als de sluisdeur breekt, is er immers nog voldoende tijd om het gebied te verlaten.

Plottwist
Dan gebeurt er iets onverwachts. De sluisdeur dreigt te gaan breken, en het water in het kanaal zal daardoor sneller stijgen dan vooraf gedacht. De operationeel leider kijkt verschrikt. Dat betekent namelijk dat de mensen het gebied nú moeten verlaten. “En we hebben de burgemeester net gebeld om te zeggen dat het allemaal wel meevalt...”

Dan klinken de woorden ‘einde oefening!’ door de crisisruimte. Tijd om stoom af te blazen, tot rust te komen en de eerste lessons learned met elkaar te delen.

Leerpunten
Enkele dagen na de systeemtest spreek ik Anja en Niels. Zij kijken met tevredenheid terug op de oefening. “Het heeft leerpunten aan het licht gebracht die we daarvoor nog niet zo scherp hadden”, zegt Anja. “We zagen bijvoorbeeld dat de CalamiteitenCoördinator veel tijd kwijt was met het oproepen van mensen. Daardoor had hij het veel te druk. We willen kijken of we met een oproepsysteem kunnen gaan werken.”

Ook kijken zij met tevredenheid terug op de vernieuwing van de crisisstructuur in zijn geheel. Niels: “We hebben nu een goede structuur, waarmee we aansluiting kunnen vinden bij andere organisaties. We hebben bijvoorbeeld weekbriefings met de operationele wachtdiensten. Deze briefings zorgen ervoor dat we beter zijn voorbereid op verwachtte gebeurtenissen zoals neerslag, hoogwater of groot gepland onderhoud. Wij kunnen dat meenemen in de veiligheidsbriefings aan de veiligheidsregio’s, en zij brengen al die informatie weer samen in KCR2. Zo leveren we als waterschappen een bijdrage aan het scenario-denken op landelijk niveau.”