Extreem weer: zo werken het WeerImpactTeam en de veiligheidsregio’s samen

We hadden in januari en februari maar liefst 8 keer weercode oranje. Eén keer werd het zelfs code rood. Dat is ongekend veel. Hoe gaat het WeerImpactTeam (WIT) te werk tijdens dit extreme weer? En hoe houden zij contact met de veiligheidsregio’s? Een interview met de betrokkenen van deze winter.

De weercodes worden in Nederland bepaald door het KNMI. De codes groen, geel en oranje geven zij zelfstandig af. Voor een code rood laat het KNMI zich over de verwachte maatschappelijke impact adviseren door het WeerImpactTeam van het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat (IenW).

“Het WeerImpactTeam is geen crisisstructuur”, vertelt Mark den Hollander, coördinerend beleidsadviseur crisisbeheersing bij het Departementaal Coördinatiecentrum Crisisbeheersing van het ministerie IenW. “Het informeren over het weer is een onderdeel van ons reguliere proces. Elke maandag blikken we via een KNMI-weerbriefing vooruit op het weer dat we verwachten. We zitten dan aan tafel met onze impactpartners, zoals het Nationaal CrisisCentrum (NCC) en KCR2. KCR2 vertegenwoordigt alle veiligheidsregio’s. Samen schatten we het risico op maatschappelijk ontwrichtend weer in.

Als er een kans is op code rood, komen we met het WeerImpactTeam samen. Er zitten dan meer impactpartners aan tafel, zoals ProRail en Verkeerscentrum Nederland. We komen als WIT ook samen als we getriggerd worden. We worden bijvoorbeeld geïnformeerd als het KNMI inschat dat de kans op code oranje meer dan 30% is.”

Gaan er extra alarmbellen af als het KNMI een grote kans acht op weercode rood?
“Nee, meteorologisch zijn er geen verschillen tussen code oranje en rood”, zegt Jos Diepeveen, teamcoördinator en meteoroloog bij het KNMI. “Wij hanteren voor beide weercodes dezelfde criteria. Het enige verschil is dat je bij weercode rood ook een grote maatschappelijke impact verwacht.

Het WIT maakt een inschatting van de verwachtte maatschappelijke impact. Wij kunnen vanuit onze eigen ervaring en expertise natuurlijk ook inschatten of een weersverwachting maatschappij-ontwrichtend zal zijn. Daarom zitten wij zelf ook bij het WIT aan tafel.”

Wat zijn de grootste uitdagingen waar het WeerImpactTeam voor staat?
Jos: “Wij merken dat het lastig kan zijn om je een beeld te vormen van het weer dat nog gaat komen. Daarom hebben wij intern meteorologische drempelwaarden geformuleerd waarbij wij maatschappij-ontwrichtende impact verwachten. Die informatie nemen we mee in ons advies.”

“Daarnaast merken wij dat het soms lastig is dat je niet exact weet wanneer een bepaald weertype zich voordoet”, zegt Thomas Seijn, medewerker informatie en coördinatiecentrum bij KCR2. “Dichte mist tijdens de ochtendspits heeft bijvoorbeeld veel meer impact dan ’s nachts of overdag. Het verwachte weerbeeld kan zich soms eerder of later voltrekken dan gedacht.”

Jos: “Bovendien merken we dat de impactpartners soms terughoudend zijn in het afgeven van code rood. Code rood betekent namelijk dat maatschappelijke sectoren en organisaties een deel van de maatschappij stilleggen. Ziekenhuizen gaan dan een groot gedeelte van de geplande zorg annuleren. ProRail legt dan over het algemeen het treinverkeer in het betreffende gebied stil. Dat is nogal wat. Je moet vrij zeker van je zaak zijn, voordat je daartoe over gaat. In de praktijk zien we dat het WeerImpactTeam soms besluit om het (voorlopig) bij code oranje te houden, ook als wij zeer slecht weer verwachten.”

Wat doen jullie als de impact van het weer groter is dan verwacht en als er onvoldoende tijd is om nog een WIT bijeen te roepen? Dus wat doen jullie als plotseling blijkt dat code rood passender was geweest?
Thomas: “Dan treedt de noodremprocedure in werking. We hebben dat deze winter één keer meegemaakt, namelijk op 4 februari.

We waren die dag om 17.00 uur voor het laatst met het WeerImpactTeam samengekomen. We wisten dat het zeer glad zou worden die nacht, maar we hadden gedacht dat de impact beheersbaar zou zijn. ’s Nachts bleek dat de impact veel groter was dan verwacht.”

Jos: “Onze weerdienst is 24/7 bemand, en ik had die nacht piketdienst. Om 3.30 uur kreeg ik een telefoontje van de meldkamer. De calamiteitencoördinator (CaCo) van de meldkamer Noord-Nederland gaf aan dat het in de drie noordelijke provincies zo glad was dat de strooiwagens niet meer veilig de weg op konden. Ik heb vervolgens mijn contactpersoon van het WeerImpactTeam gebeld.”

Mark: “Mijn collega crisismanager Laura had op dat moment dienst. Zij heeft met Jos afgesproken dat ze een kwartier de tijd zou nemen om ook de andere partners van het WeerImpactTeam te bevragen. Een kwartier is te kort om nog een WIT bij elkaar te roepen. Daarom heeft ze alleen een snel belrondje gemaakt. Na een kwartier is er weer contact geweest met het KNMI en om 4.00 uur is er code rood afgegeven voor de provincies Groningen, Friesland en Drenthe.”

“Wij hebben vervolgens een NL Alert verstuurd”, vertelt Mariëtte Sieders, regionaal operationeel leider bij de veiligheidsregio Drenthe. “Zo hebben we de inwoners van het gebied gewaarschuwd. Na het versturen van het NL Alert zagen we het aantal incidenten afnemen.”

Mark: “Je merkt tijdens zo’n noodremprocedure hoe belangrijk het is dat je elkaar kent. We waren die dag, en de dagen daarvoor, al verschillende keren met het WeerImpactTeam bij elkaar gekomen. Daardoor sta je al met elkaar in verbinding en kun je snel schakelen als dat nodig is.”

Het is dus belangrijk dat het WeerImpactTeam een weloverwogen beslissing neemt. Hoe zorgen jullie ervoor dat dit zo zorgvuldig mogelijk gebeurt?
Jos: “Dat begint met een goed beeld. Mensen hebben soms de neiging om zich te focussen op het hier en nu. Het is complex om vooruit te denken in verschillende scenario’s en je een voorstelling te maken bij de impact van het verwachte weer.

Daarom maken we prognoses. We vergelijken het weerbeeld dat we verwachten met scenario’s uit het verleden. Zo krijgen we een goed beeld van de verwachte impact. We weten dan bijvoorbeeld dat een storm die we verwachten te vergelijken is met de storm Eunice uit 2022. We weten ook welke impact die storm toen had. Die informatie delen we met onze impactpartners.”

Mark: “Daarnaast hebben we een Impact-tool ontwikkeld. We hebben criteria in deze tool opgenomen die helpen om een goede inschatting te maken van de verwachte impact.”

Hoe is het voor de impactpartners om met deze tool te werken?
“Voor ons werkt dit heel fijn”, zegt Rick Verhaag, domeinmanager preparatie & advies bij KCR2. “De tool zorgt voor uniformiteit. Daardoor is ons advies altijd gebaseerd op dezelfde uitgangspunten, en is het niet afhankelijk van de persoonlijke afweging van de mensen die dienst hebben.”

Thomas: “Wij zitten zelf aan tafel om in te schatten welke impact het weer heeft op het werk van de veiligheidsregio’s. In de Impact-tool staat precies omschreven waar we op moeten letten. Staan er bijvoorbeeld grote demonstraties gepland? Of is het een bijzondere dag, zoals Koningsdag? Deze winter werd er bijvoorbeeld extreem weer verwacht op 5 januari. Dat was een bijzondere dag omdat dat de eerste dag na de kerstvakantie was. Veel mensen gaan dan weer aan het werk. De impact van extreem weer is dan groter dan op een dag waarop veel mensen vrij zijn.”

Mark: “De Impact-tool brengt de prognose van het KNMI en de verwachtte impact van de verschillende impactpartners samen. In het WeerImpactTeam vergaderen we volgens de BOB-methodiek. De Impact-tool helpt om tijdens de oordeelsvorming de juiste afweging te maken.”

KCR2 is een van de partners in het WeerImpactTeam. KCR2 staat op haar beurt weer in contact met alle veiligheidsregio’s. Hoe gaat dat in zijn werk?
“Voor ons beginnen de voorbereidingen op extreem weer al eerder”, zegt Ruben Schutte, adviseur informatievoorziening van de veiligheidsregio Drenthe. “We krijgen iedere dag de prognoses van het KNMI en raadplegen daarnaast nog enkele andere bronnen. Zo weten we wat de komende 5 tot 7 dagen de verwachte impact zal zijn. Zeker deze winter hebben de KNMI-prognoses ons erg goed geholpen om een goede inschatting te kunnen maken.”

Mariëtte: “Een van onze doelstellingen is om de continuïteit van de hulpdiensten te borgen, ook bij extreem weer. Daarom houden we hen goed op de hoogte van de prognoses, zodat zij op tijd maatregelen kunnen treffen. We merken dat dat helpt. Door die maatregelen kunnen de hulpdiensten zich goed voorbereiden, en kunnen we soms zelfs voorkomen dat we over moeten gaan op code rood.”

Ruben: “Om een voorbeeld te geven: op woensdag 7 januari zou er veel sneeuw vallen, en op 9 januari zouden we te maken krijgen met een aantrekkende wind. Dit zagen we aan het begin van de week al aankomen. Daarom hebben we dinsdag 6 januari een scenario-sessie gehouden waarin we de verschillende kolommen hebben geïnformeerd.”

Hoe komt de informatie uit al die veiligheidsregio’s samen in KCR2?
Thomas: “We staan continu in contact met de veiligheidsregio’s, zeker als er extreem weer op komst is. In de dagen dat het echt spannend werd, heb ik Ruben misschien wel tien keer per dag aan de lijn gehad. In die periode was het bijvoorbeeld spannend of de regio’s wel voldoende pekelwater en strooicapaciteit hadden om de wegen begaanbaar te houden.

Het WIT heeft zelfs een keer haar overleg gepauzeerd, omdat zij graag een scherper beeld uit de regio’s wilden. We hebben toen een call georganiseerd met de VIK’s (veiligheidsinformatieknooppunten) van de betrokken veiligheidsregio’s om een goed beeld te krijgen.

De conclusie na deze call was dat de veiligheidsregio’s Friesland, Groningen en Drenthe het liefste code oranje wilden met code rood communicatie. Dit hebben we teruggegeven aan het WIT, en zij zijn daarin meegegaan. De partners van het WIT hebben vervolgens enkele goede animaties over sneeuwduinen en sneeuwjacht beschikbaar gesteld aan de veiligheidsregio’s die zij konden gebruiken in hun communicatie. Zo zie je dat die verbindende rol ook iets kan opleveren, als het geen code rood wordt.”

Rick: “Zo zijn er meer situaties waarin we die verbindende rol hebben gepakt. Op een gegeven moment kregen we bijvoorbeeld veel vragen over de verschillen in het land. Een deel van Nederland had code oranje of zelfs code rood en in Zeeland was het nog code groen. We merkten dat dat veel vragen opriep. Daarom hebben we een landelijke call georganiseerd waarin het KNMI duiding gaf aan deze verschillen.

Bovendien houdt het DCC IenW een beeld bij in het LCMS. Wij voegen daar een multi-beeld aan toe dat we 24/7 actueel houden. Dus de veiligheidsregio’s kunnen altijd op de hoogte blijven door het LCMS te volgen.”

Het WeerImpactTeam en haar partners hebben zich de afgelopen jaren ontwikkeld. Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen, nu en de komende jaren?
Jos: “Wij hebben de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet in de verbetering van onze prognoses. We merkten namelijk tijdens de wateroverlast van 2021 in Limburg dat er behoefte was aan een nauwkeuriger beeld van de lokale situatie. Daar zijn we mee aan de slag gegaan, en je kunt nu concreet zien wat de verwachtingen zijn in een klein, specifiek gebied.”

Mark: “Wij hebben de afgelopen jaren belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling van de Impact-tool. We willen deze tool nog verder verbeteren.”

Jos: “Los daarvan vind ik dat we trots mogen zijn op de stappen die we gezet hebben. Het weer stopt natuurlijk niet bij de grens en daarom heb ik ook altijd veel contact met mijn collega’s in het buitenland. Ik merk dan dat we in Europa echt een voorloper zijn in het afgeven van weerswaarschuwingen. Er zijn vrijwel geen Europese landen die zo goed in kaart weten te brengen wat de maatschappelijke impact van het weer zal zijn, en die dat vervolgens zo goed koppelen aan het crisisbesluitvormingsproces. Dus natuurlijk zijn er altijd dingen die nóg beter kunnen. Maar het is ook goed om je te realiseren dat we een zeer waardevol systeem opgebouwd hebben. Het is belangrijk om dat te koesteren.”

Hoe geldt dat voor KCR2 en de verbinding met de veiligheidsregio’s?
Ruben: “Ik merk dat we grote stappen vooruit hebben gezet met de komst van KCR2. Daarin komen alle veiligheidsregio’s samen. KCR2 organiseert landelijke en regionale briefings en calls over allerlei thema’s. Zo gaat er veel informatie over en weer tussen de regio’s en het Rijk. KCR2 zorgt ervoor dat we risicobeelden met elkaar delen, en crisisbesluitvorming op elkaar afstemmen. Bovendien zitten we via het KCR2 bij landelijke crisispartners aan tafel, zoals het WIT.

De veiligheidsregio’s en KCR2 hebben dit proces voor acht thema’s geharmoniseerd. Op deze thema’s spreken we dus dezelfde taal en dat maakt de uitwisseling van gegevens gemakkelijker. Het is goed om dit de komende jaren verder door te ontwikkelen, zodat we op steeds meer thema’s gemakkelijk met elkaar samen kunnen werken.”

Mariëtte: “Daar sluit ik me helemaal bij aan. Bovendien, door KCR2 weten we ook elkaar steeds beter te vinden. Dat zorgt niet alleen voor een betere samenwerking onderling. Het zorgt er ook voor dat we vroeg in de crisis betrokken worden in de landelijke afstemming. Dat is een grote stap vooruit.”