Opleiding tot OvD-O: ‘Getroffen organisaties kunnen een goede bijdrage leveren in de crisisaanpak’

Hulpverleners hebben bij grote calamiteiten een gestructureerde werkwijze. Getroffen organisaties komen daar bijna niet tussen. “En dat is zonde, want zij hebben veel kennis bijvoorbeeld over het pand”, zegt Marco Mezach. Marco is docent crisismanagement voor bedrijven en werkt als OvD-P bij de politie. Hij ontdekte dat er een gap is in de samenwerking tussen hulpdiensten en bedrijven. Daarom ontwikkelde hij de opleiding tot Officier van Dienst – Organisatie (OvD-O). Wij liepen een dagje mee.

Het is een drukke middag, als plotseling het pand van een groot warenhuis instort. De hulpdiensten zijn snel ter plaatse en worden opgevangen door de Officier van Dienst-Organisatie (OvD-O). Hij reikt hen de plattegronden aan en vertelt dat het pand al volledig ontruimd is. “Er worden nog wel enkele mensen vermist", zegt hij. De politie zet meteen het gebied af en start met de verkeerscirculatie, de brandweer gaat het pand in op zoek naar slachtoffers.

Motorkapoverleg
Na enkele minuten start het eerste motorkapoverleg. “We hebben vier slachtoffers gevonden die overleden zijn”, vertelt de OvD-Brandweer. “Een van hen draagt een naamkaartje met de naam ‘Ilse de Vries’ erop.” De politie wil graag zeker weten of dit echt om Ilse de Vries gaat. De brandweer en de politie kijken beiden de OvD-O aan.

“Stop even”, zegt trainer Marco Mezach. Hij richt zich tot de groep. Wat zou de OvD-O nu voor de hulpdiensten kunnen betekenen? Al snel komen er een aantal antwoorden. “Ik kan het crisismanagementteam (CMT) vragen of zij meer informatie kunnen geven over Ilse de Vries. Hebben wij inderdaad iemand bij ons werken die zo heet? En had zij vandaag dienst?” Na deze korte onderbreking wordt de oefening weer hervat.

Deelnemers
Ik loop vandaag mee met de 2-daagse opleiding tot Officier van Dienst – Organisatie (OvD-O). Acht deelnemers van verschillende organisaties doen aan deze opleiding mee. Zij werken bijvoorbeeld bij de RAI, een penitentiaire inrichting of een BRZO-bedrijf. Zij hebben eerst een e-learning gevolgd. Gisteren hadden zij een lesdag waarin de theorie werd herhaald. Ook hebben zij toen al een table top doorlopen. Vandaag oefenen zij verschillende scenario's waarbij zij de geleerde theorie in de praktijk brengen.

De deelnemers hebben gisteren verteld waarom zij deze opleiding volgen. “Ik volg deze opleiding omdat we denken dat de hulpdiensten ons bedrijf anders overnemen bij een grote calamiteit", aldus een van de deelnemers. “Er liggen veel gevaarlijke stoffen in onze panden opgeslagen. Bij een grote brand kan de brandweer besluiten om een deel van ons pand gecontroleerd uit te laten branden. Ik kan de brandweer vertellen welke gevaarlijke stoffen we op dat moment op voorraad hebben en waar die opgeslagen liggen. Op basis daarvan kan de brandweer betere besluiten nemen. Maar als je niet weet hoe de hulpdiensten tijdens een calamiteit werken, is het moeilijk om ertussen te komen.”

Grote ontruiming
Teije Sas, teammanager security bij de RAI Amsterdam heeft dezelfde ervaring. “We werken in de voorbereiding op grote evenementen altijd al veel met externe hulpverleners samen. Maar toen we vorig jaar een keer een grote ontruiming hadden, merkten we toch dat we onvoldoende voorbereid waren. We kwamen in een CoPI terecht waar de hulpdiensten strak en gestructureerd met elkaar samenwerkten. We hadden onvoldoende kennis over de procedures, de cultuur en het gedrag in een CoPI. Dat maakte het moeilijk om een goede bijdrage te leveren.”

“Na deze calamiteit hebben we besloten dat al onze securitymanagers een opleiding tot OvD-O gaan volgen, zodat we bij een volgende calamiteit beter beslagen ten ijs komen en effectiever kunnen samenwerken met de hulpdiensten.”

CoPI
Terug naar de oefening. De OvD’s nemen plaats in het CoPI. De leider CoPI kijkt als eerste de OvD-O aan. “Wie ben jij? En wat kom jij hier doen?” De OvD-O blijft rustig en vertelt dat hij de OvD van de getroffen organisatie is. “Ik weet veel over ons bedrijf, dus ik denk dat ik veel belangrijke informatie heb waar ik jullie mee kan helpen.”

Marco legt de oefening weer even stil. “Dit soort momenten wil je eigenlijk voorblijven”, vertelt hij. “De rol van OvD-O is voor veel functionarissen nieuw. Daarom is het verstandig om de leider CoPI aan te spreken, voordat je het eerste CoPI-overleg ingaat. Je kunt hem uitleggen wie je bent, wat je voor de hulpdiensten kunt betekenen en dat je als OvD-O bekend bent met de methodieken in het CoPI. Ook is het verstandig om te kijken of je de informatiemanager al ergens ziet lopen. Je kunt hem alvast alle informatie geven die je hebt, zoals de plattegronden. Hij kan die in zijn systeem zetten. Zo kunnen jullie het CoPI-overleg met een goed beeld beginnen.”

BOB-structuur
De oefening wordt hervat en de leider CoPI begint met de BOB-structuur. De OvD-O heeft vooraf een checklist ingevuld, dat hij tijdens de opleiding gekregen heeft. Op deze checklist kan de OvD-O voor zichzelf een BLOOS- of IRSEM-model invullen en overige aantekeningen maken. Daardoor weet hij precies wat hij kan inbrengen tijdens de Beeldvorming, de Oordeelsvorming en de Besluitvorming. De trainer stuurt alleen bij de oordeelsvorming nog even bij. “Focus je vooral op de risico's die je vanuit jóúw organisatie ziet", zegt hij. “De hulpdiensten vullen dat zelf aan met de risico's die zij vanuit hun eigen kolom zien. Zo zie je uiteindelijk op basis van ieders bijdrage een gezamenlijke BOB ontstaan.”

Trainer en ondernemer Marco Mezach is al meer dan 5 jaar docent crisismanagement. Daarnaast werkt hij al ruim 24 jaar bij de politie, onder andere in de rol van OvD-P. Twee jaar geleden is hij gestart met het ontwikkelen van de opleiding tot Officier van Dienst – Organisatie (OvD-O). “Ik had het gevoel dat organisaties veel beter in staat zijn om een goede rol te spelen in de crisisbeheersing als zij de processen van de hulpdiensten kennen.”

Veiligheidsregio IJsselland
Voor het ontwikkelen van de opleiding heeft hij onder andere contact gelegd met de veiligheidsregio IJsselland. Zij hebben meegekeken en de eerste OvD-O’s hebben meegedaan aan een grote CoPI-oefening van de veiligheidsregio. “Toen ik hoorde over de OvD-O-opleiding dacht ik meteen: eindelijk!”, vertelt Cees-Jan Bloemendaal, teamleider crisisbeheersing bij de veiligheidsregio.

“We worden tijdens calamiteiten namelijk vaak geconfronteerd met mensen uit de getroffen organisaties die van geen toeten noch blazen weten. De ene keer zijn het mensen die in het getroffen bedrijf aan de knoppen zitten, maar onvoldoende bevoegdheden hebben. Andere keren krijgen we te maken met een directeur die veel bevoegdheden heeft, maar geen technische kennis. Bovendien, als externe partijen onze structuur niet kennen, komen zij niet in dezelfde film als wij. Daardoor zijn ze bij een crisisoverleg vaak een storende factor óf hebben ze geen inbreng.”

Naam OvD-O
Cees-Jan vertelt dat hij wat weerstand had bij de naam OvD-O. “Een Officier van Dienst is iemand met een mandaat en bepaalde rechten binnen een kolom. Dus wij hadden het logischer gevonden als de functie Liaison-Organisatie was gaan heten.”

Marco snapt die kritiek. “De opleiding tot Officier van Dienst Brandweer duurt 18 maanden. Dus ik kan me voorstellen dat de OvD’s van de hulpdiensten ervan opkijken dat iemand van een externe organisatie in een kortere opleiding al OvD-O wordt. Toch geldt dat ook voor andere kolommen. De OvD-opleiding van de politie, GHOR, ProRail en Rijkswaterstaat is ook aanzienlijk korter dan de OvD-opleiding van de brandweer. Bovendien zie je dat verschil ook bij andere beroepen. Een piloot van een zweefvliegtuig heet ook gewoon ‘piloot’, ook al is hij minder hoog opgeleid dan een piloot van een passagiersvliegtuig.”

“Dat gezegd hebbende ben ik blij dat deze opleiding er nu is”, zegt Cees-Jan. “Want het helpt enorm als een functionaris van een organisatie kennis heeft van onze structuren. Het zorgt ervoor dat je pro-actiever kan meedenken en dat je een zinnige bijdrage kan leveren aan het proces. Bovendien is het goed dat de OvD-O’s in deze opleiding al een aantal scenario’s oefenen. Daardoor laten zij zich bij een echte calamiteit niet zo overdonderden door al die mensen in uniformen die gewend zijn om tijdens een calamiteit te handelen.”

Overgeslagen
We gaan weer terug naar de oefening. De leider CoPI en de OvD-Communicatie hebben een korte discussie over de communicatieboodschap. “Zullen we dit straks even met z’n tweeën afstemmen?” vraagt de leider CoPI aan de communicatieadviseur. Er wordt ‘ja’ geknikt. Niemand heeft in de gaten dat de getroffen organisatie hier min of meer wordt overgeslagen. Zij hebben ook een communicatieadviseur in het interne crisismanagementteam (CMT) die vragen krijgt en iets wil communiceren. “Dit zijn momenten waar je iets van mag zeggen”, zegt de trainer in de nabespreking. “Je kan bijvoorbeeld zeggen: mag ik mijn communicatieadviseur aan jullie koppelen zodat we de kernboodschap en handelingsperspectieven kunnen afstemmen en zodat we uiteindelijk hetzelfde communiceren?”

Deelnemer Erwin den Beste van het Seveso-bedrijf C Steinweg Group vindt die laatste situatie herkenbaar. “We hebben als bedrijf twee keer meegedaan met een CoPI-oefening. We merkten dat je tijdens zo’n overleg al snel ongemerkt wordt overgeslagen.”

Gelijkwaardige partner
Hij heeft het gevoel dat hem dat minder snel overkomt, nu hij deze opleiding heeft gevolgd. “Ik weet nu beter wat de hulpdiensten van ons verwachten en hoe zij werken. Ik hoop en verwacht dat ze ons daardoor meer als een gelijkwaardige partner gaan zien. Bovendien, de hulpdiensten hebben er zelf ook belang bij om op een goede manier met ons samen te werken. Tijdens een calamiteit hebben wij veel waardevolle bedrijfsinformatie die zij nodig hebben. Door goed samen te werken, kunnen er betere besluiten genomen worden. Daardoor kunnen we de calamiteit met z’n allen beter aan.”

Tijdens de opleiding ontmoet ik ook Carolien Tollenaar, directeur van de Stichting Bedrijfshulpverlening Nederland (SBN). Zij loopt twee dagen mee om te kijken of de OvD-O-opleiding een goede aanvulling is op haar eigen opleidingsaanbod. “Dat is zeker het geval”, zegt ze. “Wij leiden onder andere bhv-ers en andere veiligheidsprofessionals op. Tijdens een grote calamiteit hebben zij het druk met hun eigen taken. Dus het lijkt me heel goed als organisaties ook een aantal mensen opleiden tot OvD-O. OvD-O’s weten hoe de hulpdiensten werken en zijn de missing link tussen de interne en externe organisatie.” Ze wil graag met Marco gaan samenwerken om hun opleidingen gezamenlijk aan te bieden.

Betere voorbereiding
Cees-Jan Bloemendaal van de veiligheidsregio IJsselland zegt bovendien dat organisaties beter in staat zijn om zich goed voor te bereiden op een calamiteit, als zij de opleiding tot OvD-O hebben gevolgd. “De directeur die tijdens een calamiteit een bijdrage wil leveren, kan er vooraf voor zorgen dat hij alle benodigde technische informatie heeft. Het hoofd BHV die graag OvD-O wil worden, kan er intern voor zorgen dat hij tijdens een calamiteit de juiste bevoegdheden heeft. Zo zijn zij beter in staat om een goede bijdrage te leveren in het CoPI.”

De RAI heeft inmiddels vrijwel alle securitymanagers opgeleid tot OvD-O. Teammanager security Teije Sas kan beamen dat zijn organisatie nu veel beter voorbereid is. “We weten wat de hulpdiensten van ons verwachten tijdens een calamiteit. Dus we hebben alle benodigde informatie paraat, als zij hier arriveren. We weten bovendien wat zij qua houding en gedrag van ons verwachten. Daardoor zijn we beter in staat om de verbinding te leggen, en een goede bijdrage te leveren in de overleggen. Zo kunnen er betere besluiten genomen worden en kunnen we op basis van gelijkwaardigheid samenwerken aan het oplossen van de calamiteit.”