Een dreigende, sluimerende of langdurige crisis? De Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid is voorbereid

We krijgen in Nederland steeds vaker te maken met dreigende, sluimerende of langdurige crises. Hoe ga je daar als veiligheidsregio op een goede manier mee om? Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid heeft hiervoor een werkwijze opgesteld, getest en vastgesteld. Hoe ziet die werkwijze eruit? We gingen langs voor een interview.

Veiligheidsregio’s zijn van oudsher goed in flitsrampen. Maar de laatste jaren krijgen zij steeds vaker te maken met langdurige crises, zoals de coronacrisis en de grote toestroom van Oekraïense vluchtelingen net na de inval van Rusland. “Er wordt van ons verwacht dat we ons voorbereiden op zo’n ongekende crisis”, zegt Sander Zwanenburg. “We zijn in 2019 al begonnen om na te denken hoe we als regio ons meer konden voorbereiden op een dergelijke crisis. Net na de coronacrisis heeft het Rijk daar ook geld voor vrijgemaakt. Daar zijn we mee aan de slag gegaan.”

De veiligheidsregio stelde een werkwijze op waarbij een Regionaal Projectleider Lauwe fase (RPL) samen met een multidisciplinair team tijdig naar voren stapt bij een dreigende of langdurige crisis. Zij zorgen voor een aanpak die proportioneel is en past bij de situatie, zonder dat de crisis- of lijnorganisatie belast wordt.

Om hier meer van te weten, reisde ik af naar Veiligheidsregio Zuid-Holland Zuid en interviewde de Regionaal Projectleiders Lauwe fase: Lisette Zevenbergen, Sandra van der Hoogt, Sander Zwanenburg en Jonas van Stam.

Jullie zijn vrij snel na de coronacrisis gestart met het ontwikkelen van deze werkwijze. Welke stap hebben jullie als eerste gezet?
Sander: “We hebben bij het werven van nieuwe beleidsfunctionarissen direct rekening gehouden met het invullen van een poule van Regionaal Projectleiders Lauwe fase (RPL).

Bovendien hebben we vrij snel een werkwijze ontwikkeld die gebaseerd was op onze ervaringen uit eerdere langdurige crises. Deze werkwijze zijn we gaan testen, zodat we hem verder konden verfijnen. We hebben bijvoorbeeld als proeftuin de landelijke intocht van Sinterklaas in 2023 als sluimerende crisis benaderd. Zo heeft de werkwijze zich stap voor stap steeds verder ontwikkeld.”

Jullie hebben de werkwijze al op verschillende crises toegepast. Wat zijn de belangrijkste elementen die daarbij verfijnd zijn?
Lisette: “In het begin waren we wat zoekende naar de juiste indicatoren en het juiste moment om over te gaan naar de volgende fase. Ook de formats, structuur en werkwijze hebben we meerdere keren verfijnd om het voor ons werkend te maken.”

Hoe is de structuur opgebouwd?
Sandra: “De werkwijze bestaat uit vier fases: verkenning, besluitvorming, operationeel en afronding. We hebben deze fases visueel gemaakt in een koerskompas.

De verkenningsfase begint met een signaal dat bij ons binnenkomt. We roepen dan de volledige poule van Regionaal Projectleiders Lauwe fase (RPL), een Hoofd Risico- en Crisisbeheersing (RCB) en eventueel enkele experts (zoals de Regionaal Operationeel Leider) bij elkaar. Samen met de aanvrager/indiener voeren we een eerste verkenning uit.

Deze voorverkenning begint met een snelle scan. We kijken onder andere op basis van een netwerkscan en aan de hand van een checklist of er sprake is van een dreigende, sluimerende of langdurige crisis. Als dat niet het geval is, dan besluiten we om te stoppen en wordt fase 1 afgerond.”

Het project kan dus ook al na één overleg afgerond worden. Komt dat wel eens voor?
Sandra: “Zeker. We hebben bijvoorbeeld een keer een signaal binnengekregen over de uitbraak van mond-en-klauwzeer in Nederland. Wij kregen de vraag of wij ons als regio hierop moesten voorbereiden, wellicht in de vorm van een projectteam. We hebben toen een voorverkenning uitgevoerd, en onder andere gekeken naar de betrokken partijen en of dit kon uitgroeien naar een crisis in de warme fase. Dat laatste bleek niet het geval te zijn, omdat het aantal agrarische bedrijven in deze regio minimaal is.”

Jonas: “We hebben toen geconstateerd dat we hier niet te maken hadden met een dreigende crisis. Wel hebben we de organisatie geadviseerd om in de lijn het een en ander voor te bereiden voor de multi partners, zoals het op orde brengen van de (bestaande) planvorming en het komen tot een BIK. Ook was het advies om te blijven monitoren, zodat we als veiligheidsregio aangehaakt blijven.”

Jullie kunnen ook tot de conclusie komen dat het projectteam wel aan zet is. Welke stappen volgen er dan?
Sandra: “Dan stelt het verkenningsteam, onder leiding van de Regionaal Projectleider Lauwe fase, een adviesnotitie op. Deze bevat onder andere het commanders intent, een omschrijving van de benodigde projectorganisatie, de benodigde bevoegdheden en mandaten, een voorstel voor de eventuele afstemming met de landelijke aanpak, etc.”

Daarna volgt de besluitvormingsfase. Hoe ziet dat eruit?
Sandra: “We leggen de adviesnotitie voor aan de directeur Risico- en Crisisbeheersing (RCB). Hij kan besluiten om het voor te leggen aan het juiste gremium, bijvoorbeeld een burgemeester. Hij kan ook besluiten dat we de notitie moeten aanpassen, of dat het inrichten van een projectteam niet nodig is.”

Lisette: “Het is goed om je te realiseren dat deze eerste twee fases binnen een dag afgerond kunnen zijn, ook als we de adviesnotitie nog moeten aanpassen.”

Daarna start de operationele fase. Hoe ziet deze fase eruit?
Sandra: “De RPL roept het beoogde projectteam bij elkaar om van start te gaan. Daarbij levert de veiligheidsregio functionarissen met de kernrollen: Regionaal Projectleider Lauwe fase, informatiemanager, communicatieadviseur, Algemeen Commandant Bevolkingszorg, projectondersteuner en een liaison bedrijfsvoering. Afhankelijk van de crisis sluiten er nog één of meerdere vertegenwoordigers aan van bijvoorbeeld gemeenten, de GHOR, Brandweer, Rijkswaterstaat of Defensie.”

Lisette: “De aard en omvang van de crisis bepaalt waar en bij wie het bevoegd gezag voor de aanpak is belegd. Het projectteam start pas op het moment dat de adviesnotitie is vastgesteld.” Sander: “We merken dat het voor de mensen in het projectteam prettig is dat we een akkoord hebben van het bevoegde gezag. Dat betekent namelijk ook dat zij toestemming hebben om hier tijd voor vrij te maken.”

Lisette: “We werken in het projectteam volgens de BOB-structuur, en zijn daar ook in getraind. Dus onze aanpak sluit goed aan op de werkwijzen tijdens de GRIP-opschalingen.”

In de operationele fase zit een periodieke toetsing. Waarom is dat belangrijk?
Lisette: “Omdat de crisis zich ontwikkelt en omdat de omgeving verandert. Bovendien kan er een tunnelvisie ontstaan. Dus we toetsen regelmatig of de werkwijze nog logisch en te verantwoorden is.”

Sander: “Een goed voorbeeld daarvan is de regionale opschaling van het PFAS-dossier in Dordrecht. We zagen tijdens deze dreigende crisis regelmatig piekjes in de metingen, maar het kwam nooit tot een GRIP-opschaling. We hebben toen geconcludeerd dat ons projectteam niet passend meer was, en hebben het dossier toen overgedragen aan de lijnorganisatie.”

De laatste fase is de afrondingsfase. Kun je daar iets meer over vertellen?
Sander: “Als de opdracht is afgerond, of als de inzet van het projectteam niet proportioneel meer is, bereiden we opnieuw een beleidsnotitie voor. De directeur Risico- en Crisisbeheersing kan deze ter besluitvorming voorleggen aan het juiste gremium.

De crisis gaat dan over naar de warme fase of naar de lijnorganisatie. In beide gevallen vindt er een warme overdracht plaats, en die overdracht hebben we ook geoefend. Tot slot is het tijd om te evalueren. We delen die evaluatie intern en extern met de veiligheidsregio’s van West 4, zodat iedereen hiervan kan leren.”

Jullie werken inmiddels al meer dan 2 jaar met een projectteam lauwe fase. Wat is de kracht van deze aanpak?
Jonas: “Dat we een goed en proportioneel antwoord hebben op alle signalen die er binnenkomen. Een voorbeeld daarvan is een signaal dat we binnenkregen van onze netbeheerder Stedin. Zij moesten werkzaamheden uitvoeren waarbij er sprake was van een ontbrekende redundantie. Daardoor was er een klein risico op stroomuitval. Dit is typisch zo’n dreiging die vroeger iedere keer op een andere manier opgepakt werd, afhankelijk bij wie het signaal binnenkwam, zonder structuur en borging. Nu heeft het projectteam lauwe fase dit opgepakt. Zo waren we waakzaam en voorbereid in geval van uitval, zonder dat de crisisorganisatie hoefde op te schalen.”

Ik kan me voorstellen dat dit artikel gelezen wordt door organisaties die ook graag een projectteam lauwe fase op willen zetten. Wat zouden jullie hen, op basis van jullie eigen ervaringen, willen meegeven?
Lisette: “Maak zo veel mogelijk gebruik van de middelen die je al hebt, en zoek de aansluiting bij methodes die al bekend zijn binnen de organisatie.”
Sander: “En bel ons gerust, als je meer wil weten. We willen onze ervaringen graag delen.”