BCM bij het Spaarne Gasthuis: ‘We brengen het hele ziekenhuis in kaart’

Ziekenhuizen zijn goed voorbereid op traditionele flitsrampen. Maar houdt een ziekenhuis zich ook staande als kritieke processen (langdurig) uitvallen? Om hierop voorbereid te zijn, implementeert het Spaarne Gasthuis BCM voor de hele organisatie.

Ziekenhuizen worden de komende jaren verplicht om zich voor te bereiden op de verstoring van kritische activiteiten. “Dat staat in de Wet Weerbaarheid Kritieke Entiteiten (WWKE) die dit jaar in werking treedt”, zegt Jonathan Jaggoe, adviseur sociale en fysieke veiligheid bij het Spaarne Gasthuis. “We hebben tijdens de coronacrisis gezien hoe complex een langdurige verstoring kan zijn, en met hoeveel afhankelijkheden je dan te maken krijgt. Daarom hebben we besloten om met de hele organisatie één gestructureerd, overkoepelend BCM-plan te maken dat alles omvat en dit te implementeren.”

Jonathan startte met bewustwordingssessies op strategisch niveau. “We hebben tijdens deze sessies uitgelegd waar je aan moet denken bij BCM, en wat bijvoorbeeld de verschillen met crisismanagement zijn. Ook hebben we uitgelegd hoe we dit wilden aanpakken. We merkten al snel dat er veel draagvlak is voor dit onderwerp. Dat komt onder andere omdat er veel aan de hand is in de wereld om ons heen. Dit is het juiste momentum om met dit onderwerp aan de slag te gaan.”

Snel grote stappen
Het Spaarne Gasthuis wilde graag snel grote stappen zetten, maar had daar zelf niet voldoende capaciteit voor in huis. Daarom hebben zij besloten om een specialist van Trimension op detacheringsbasis in dienst te nemen. Jonathan: “Trimension heeft ervaring in het opzetten van BCM-plannen, ook in andere sectoren. En met deze detachering leveren ze bovendien mankracht. Zo kunnen we snel een hoger volwassenheidsniveau bereiken. We hebben Vera Hoek, adviseur-trainer bij Trimension, gevraagd om de start van het hele traject voor haar rekening te nemen: van de strategie tot de implementatie in de organisatie.”

Vera vertelt dat ze deze opdracht gestart is met strategische sessies. “Het is belangrijk om allereerst op strategisch niveau te bepalen wat de scope is en welke prioriteiten een directie wil stellen. Dat geeft een goede basis voor het traject daarna.”

Alle afdelingen
Na de sessies op strategisch niveau, was het tijd om ook met de rest van de organisatie aan de slag te gaan. Het Spaarne Gasthuis koos ervoor om alle afdelingen en locaties meteen mee te nemen in de BCM-aanpak. “Een ziekenhuis zit complex in elkaar met veel onderlinge afhankelijkheden”, zegt Jonathan. “Door alle afdelingen meteen mee te nemen, krijgen we een goed inzicht in de kritische elementen in de keten.”

Vera vertelt dat ze samen hebben gekeken wat de doelstellingen zijn. “Het meest kritische in het hele proces is het meenemen van de mensen. Daarom is bewustwording een belangrijk onderdeel van de aanpak.”

Het Spaarne Gasthuis koos voor een maatgevend scenario van 48 uur uitval. “Het maakt daarbij niet uit waar die uitval door veroorzaakt wordt”, vertelt Vera. “Dat kan een stroomuitval zijn of bijvoorbeeld een schip dat het Suezkanaal blokkeert waardoor de toestroom van middelen moeilijker wordt.”

BCM-coördinatoren
Vervolgens heeft het ziekenhuis BCM-coördinatoren aangewezen. Zij krijgen een tweedaagse opleiding waarin zij onder andere leren hoe je Business Impact Analyses (BIA’s) maakt. De BCM-coördinatoren worden verantwoordelijk voor de implementatie van BCM voor hun eigen afdeling. “De ene afdeling heeft natuurlijk meer kritische activiteiten dan de andere”, zegt Vera. “Je kunt je voorstellen dat de uitval van een spoedeisende hulp of intensive care meer impact heeft dan de uitval van een afdeling ‘opleiden’. Toch heeft elke afdeling een BCM-coördinator. Zo zorgen we voor een bewustwording in de hele organisatie.

De BCM-coördinator analyseert welke activiteiten kritisch zijn voor het leveren van essentiële diensten. Hij kan er bij het maken van een BIA achter komen dat zijn afdeling geen essentiële dienst levert voor de rest van het ziekenhuis en dus mag uitvallen. Dan hoeven er geen bedrijfscontinuïteitsplannen uitgewerkt en geïmplementeerd te worden. Alleen het maken van een BIA is dan voldoende.”

Implementatie
Na de opleiding gaan de BCM-coördinatoren zelf aan de slag met de implementatie op hun eigen afdeling. “We willen daarna nog een aantal terugkomdagen organiseren”, vertelt Jonathan. “Zo zien we hoe het gaat, en op welke vlakken er eventueel nog extra ondersteuning nodig is.”

Het Spaarne Gasthuis heeft op dit moment 15 BCM-coördinatoren. Jonathan verwacht dat dat aantal de komende tijd nog zal verdubbelen. “Elke afdeling heeft nu een BCM-coördinator. Binnen een afdeling zijn er verschillende portefeuillehouders. Ik verwacht dat een aantal afdelingen ervoor kiest om ook meerdere portefeuillehouders op te laten leiden tot BCM-coördinator.”

Oefenen
Vera hoopt dat het ziekenhuis de komende jaren oefeningen gaat houden waarin ook de BCM-plannen op de proef worden gesteld. “Het ziekenhuis heeft dit najaar bijvoorbeeld een grote oefening gepland staan. Het zou mooi zijn als zij daarbij voor een continuïteitsscenario kiezen, zoals een langdurige stroomuitval. Dan ga je écht zien in hoeverre het ziekenhuis hierop voorbereid is.”

Jonathan: “Bovendien zijn dit typisch scenario’s waarin meerdere afdelingen tegelijk getroffen worden. Hoe gaat een afdeling communicatie tijdens een stroomuitval bijvoorbeeld communiceren met haar patiënten? Het is goed om dat een keer te ervaren tijdens een grote oefening.”

Kleinere oefeningen
Daarnaast is het ook goed om continuïteitsvraagstukken op kleinere schaal te oefenen. “Onze noodstroomaggregaten worden regelmatig getest”, vertelt Jonathan. “Dat doet elk ziekenhuis, omdat dat een wettelijke verplichting is. We schakelen dan de netstroom in een deel van het ziekenhuis uit en controleren of de noodstroom dit automatisch en correct overneemt. Ik kan me voorstellen dat het ook goed is om de netstroom een keer voor langere tijd af te sluiten op een specifieke afdeling. Bijvoorbeeld: drie kwartier geen netstroom in de apotheek. Is zo’n afdeling dan nog in staat om door te draaien? En waar lopen zij in zo’n scenario tegenaan? Het is goed om ook dat soort scenario's een keer te oefenen.”