Themadag crowdmanagement: ‘Het onmogelijke mogelijk maken’
‘Zorg dat je aan de voorkant van de crisis komt’, zegt Ermo Hartsuijker van de veiligheidsregio Utrecht tijdens de opening van de themadag Crowdmanagement. ‘Want hoe eerder je erbij bent, hoe beter je het kunt beheersen.’ Hoe doe je dat? Sprekers van onder andere de NS, CrowdProfessionals en Livecrowd delen hun ervaringen.
De themadag Crowdmanagement begint met een welkomstwoord van Ermo Hartsuijker. Hij gebruikt in zijn speech de term ‘voordenken’ in plaats van ‘nadenken’. “Voorzie de crisis, want als je pas na de crisis begint met nadenken, ben je te laat.”
NS
Maar hoe doe je dat op een goede manier? Sander Venneman, manager sociale veiligheid bij de Nederlandse Spoorwegen, neemt het woord. Hij vertelt over de inzet van treinen tijdens de Formule 1 in Zandvoort.
Zijn presentatie begint als een sprookje. “Er was eens een prins die de Gran Prix terug naar Nederland wilde halen”, zegt hij en hij laat een foto van prins Bernard zien. “Dat was natuurlijk altijd al een bizarre ambitie. Vanuit het perspectief van veiligheid en mobiliteit was het zelfs bijna een nachtmerrie. Er zijn namelijk maar twee N-wegen die naar Zandvoort leiden en het is een 3-daags evenement dat zo’n 80 tot 115 duizend bezoekers per dag trekt. De organisatie gooide daar nog een ambitie bovenop. Zij wilden dat minimaal 98,5% van de bezoekers duurzaam zou reizen. Dit betekende dat 55% van de bezoekers met de trein moest komen.”
Risico’s
Voor de NS kwamen daar nog wat extra complexiteiten bij. Zo was het spoor naar Zandvoort aangelegd voor 4 treinen per uur. Treinen rijden natuurlijk op stroom en bij een hoger aantal treinen zouden alle stoppen doorslaan. En het station van Zandvoort bevindt zich in een mooi monumentaal pand dat gebouwd was voor maximaal 4500 reizigers per dag.
Sander vertelt dat er tijdens zo’n evenement altijd drie elementen zijn die in ieder geval op orde moeten blijven, namelijk: de mobiliteit, het crowdmanagement en de openbare orde. “Als je gedoe krijgt op één van die thema’s geeft dat al snel een domino-effect. Als er bijvoorbeeld geen treinen meer kunnen rijden, stort de mobiliteit in. De mensen moeten dan zelfredzaam zijn. Dat geeft al snel problemen in het crowdmanagement en de openbare orde. Andersom geldt dat ook. Deze drie thema’s zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden.”
Mogelijk maken
De NS stond dus voor de opgave om het onmogelijke mogelijk te maken. Dat hebben ze in de eerste plaats gedaan door aanpassingen te doen aan het spoor en aan de stations, zodat er nu 12 treinen per uur kunnen rijden.
Tijdens de Gran Prix wordt het traject naar Zandvoort ontvlochten uit de rest van het netwerk. Er rijdt dan één paneldienst naar Zandvoort, zonder dat daar andere treinen tussen komen. Deze dienst start in Amsterdam en gaat dan via Amsterdam Sloterdijk en Haarlem naar Zandvoort toe.
“Dit betekent dat alle bezoekers van de Gran Prix op één van die drie stations moeten overstappen”, zegt Sander. “Dat vraagt nogal wat van een station. Een station moet groot genoeg zijn om deze overstap mogelijk te maken. We kwamen tot de conclusie dat dit in het monumentale station van Haarlem niet zou passen. Daarom worden de bezoekers die in Haarlem de trein naar Zandvoort willen pakken, eerst allemaal naar buiten geleid. Vervolgens gaan zij via een aparte ingang naar het perron waar de trein naar Zandvoort vertrekt.”
Regie
Tijdens de Gran Prix voert de NS veel regie op de instroom van de passagiers naar Zandvoort. De treinen die naar Zandvoort rijden starten leeg in Amsterdam. Daar wordt hij gevuld met 600 passagiers. Vervolgens stopt hij op het station Amsterdam Sloterdijk en Haarlem, waar er telkens 200 passagiers instappen. Zo komen er 1000 passagiers per trein aan in Zandvoort.
De NS voert veel regie op de instroom
“Het verdelen van de passagiers is een spel dat continu doorgaat”, zegt Sander. “Op een gegeven moment werd het bijvoorbeeld druk op het station Amsterdam Sloterdijk. We laten dan minder mensen instappen op het station Amsterdam Centraal, en meer op het station Amsterdam Sloterdijk. Door dit continu op elkaar af te stemmen is de wachttijd maximaal 10 minuten geweest.”
Terugreis
Sander vertelt dat de terugreis vaak nog een grotere uitdaging is. “Zo’n 80% van de bezoekers wil dan in een window van 40 minuten naar huis. Dat zijn veel mensen in een korte tijd en daardoor liep de wachttijd dit jaar op naar 70 minuten. Bovendien, na het evenement zijn mensen moe, hebben ze gedronken en zijn ze minder bereid om instructies op te volgen. Daardoor is er op de terugweg een groter risico op de verstoring van de openbare orde.”
Dit verliep de afgelopen jaren goed, op wat kleine voorvallen na. Zo ontstond er dit jaar negatieve aandacht, omdat mensen hun poncho uit moesten doen. “Mensen begrepen niet waarom we hen van hun poncho beroofden. Maar een poncho kan in de bovenleiding waaien en daardoor komt het treinverkeer 20 minuten stil te liggen. Het valt niet mee om aan een dronken man uit te leggen dat hij zijn poncho moet inleveren.”
Grotere evenementen
De NS kijkt alles bij elkaar terug op een goed verlopen evenement. “En de Formule 1 is niet onze enige uitdaging gedurende het jaar”, zegt Sander. “Tijdens de Nijmeegse Vierdaagse is het aantal treinpassagiers veel groter. En tijdens carnaval hebben we hetzelfde balanceerspel, alleen dan verspreid over meerdere stations. Dat soort evenementen verlopen over het algemeen goed omdat de organisatie ons meeneemt, zowel in de koude als in de warme fase. Dus: heb je een publieksevenement met meer dan 10.000 bezoekers binnen 2500 meter van een station? Neem dan contact met ons op, want dan kunnen we samen maatregelen nemen die ervoor zorgen dat de mobiliteit goed verloopt.”
Stedelijke evenementen
Frank Wijnveld, eigenaar van CrowdProfessionals, neemt het woord. Hij vertelt dat het crowdmanagement bij festivals relatief gemakkelijk is. Een festival heeft een maximaal aantal bezoekers en er zijn altijd voldoende nooduitgangen. “Stedelijke evenementen zijn moeilijker omdat je vooraf niet weet hoeveel mensen er komen. Wij hebben bijvoorbeeld de gemeente Den Bosch ondersteund bij de elfde van de elfde in 2021. Dat was de opening van het carnavalsseizoen midden in de coronajaren. We hebben de horeca toen afgesloten met hekken en vooraf uitgerekend hoeveel mensen we mochten toelaten. Met telsystemen hebben we bijgehouden hoeveel mensen er binnen kwamen.”
Frank zegt dat het bij grote stedelijke evenementen vooral belangrijk is om vooraf met elkaar om de tafel te gaan zitten, zodat je samen één team vormt. “Door vooraf met elkaar te oefenen begrijp je elkaar beter en weet je beter wat je voor elkaar kunt betekenen. Ook zie je dan waar je tijdens het evenement tegenaan kunt lopen. We hebben bijvoorbeeld een doorleefsessie gehouden voor Koningsdag in Utrecht. Je ziet dan al waar het gaat spannen, zoals bij de kleedjesmarkt op vrijdagavond. Je kunt dan vooraf bepalen wat je gaat doen als het op dat punt te druk wordt. Je kunt bijvoorbeeld de instroom afsluiten en mensen omleiden naar andere punten, zodat de bezoekers beter verspreid zijn.”
Dichtheid mensen
Frank sluit zijn presentatie af met een tip: “Het allerbelangrijkste bij elk evenement is de dichtheid van de mensen. Zorg ervoor dat je dat onder controle houdt. Want als mensen te lang te dicht op elkaar staan, gaat het echt mis. Dat is het moment dat mensen elkaar dood gaan drukken.”
In de wet staat een maximum van vier personen per vierkante meter. Frank vindt het onverantwoord om die norm overal als standaard aan te houden. “Het is veel belangrijker om naar de omstandigheden te kijken. Met Prinsjesdag staan er bijvoorbeeld veel mensen langs het parcours. Zodra de Gouden Koets langskomt, dringen alle mensen naar voren. Op dat moment is vier personen per vierkante meter geen probleem, want het is slechts een korte tijd en mensen kunnen daar weg.” Ook laat Frank een plattegrondje zien van de Groenmarkt in Gorinchem. “Bij het podium mag het echt wel druk zijn, als het daar achter maar rustig is zodat mensen naar een rustige plek kunnen lopen, als zij dat willen.”
Livecrowd
Na het plenaire gedeelte volgen er deelsessies. Een van de deelsessies is een presentatie van het bedrijf Livecrowd. Eigenaar Arwind Gajadien vertelt dat hij de bezoekers van een evenement bereikt op het platform dat zij zelf het meeste gebruiken, zoals Facebook of Instagram. Dat werkt als volgt. Veel mensen zoeken op internet naar informatie over het evenement waar ze naartoe gaan. Vervolgens gaan ze regelmatig naar hun favoriete platform, zoals Facebook. Livecrowd legt dit gedrag vast.
Het bedrijf kan hen vervolgens informatie over het evenement laten zien op het platform waar ze veel komen. “Het mooie is dat we dan ook met de bezoekers kunnen communiceren”, vertelt hij. “Mensen kunnen bijvoorbeeld op een vraag klikken en komen dan in WhatsApp terecht. Zo hebben we hen in aanloop naar de Formule 1 gevraagd hoe zij naar Zandvoort toekomen. Als zij aangaven dat zij met de auto kwamen, konden we hen meteen antwoorden: ‘Weet je dat wel zeker? Met de trein is veel sneller.’ Zo kunnen we het gedrag van mensen sturen.”
Arwind vertelt welke mogelijkheden deze techniek nog meer heeft. Je kunt bijvoorbeeld een gebied selecteren zodat je alleen de bezoekers van het evenement bereikt. Er komt een vraag uit de zaal over de kosten. Arwind noemt vervolgens bedragen die voor de meeste lokale en regionale evenementen ver boven hun budget zijn. Maar wellicht is de techniek wel beter en goedkoper dan zelf een app bouwen en biedt het voor grote evenementen dus wel een oplossing.